Vanaf 25 mei 2018 gelden nieuwe strengere regels op het gebied van privacy, de zogeheten Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze AVG geldt voor de hele Europese Unie en heeft gevolgen voor iedere organisatie die persoonsgegevens verwerkt.
De AVG heeft geleid tot versterking van de rechten van de mensen van wie gegevens worden verwerkt, en tot een verruiming van de verplichtingen van organisaties die persoonsgegevens verwerken. Persoonsgegevens mogen alleen verzameld worden met een gerechtvaardigd doel. De verwerking van de gegevens moet passen bij het doel waarvoor ze worden verwerkt. De gegevens dienen juist en actueel te zijn, en beveiligd tegen toegang door onbevoegden.
Ook TC De Schapekolk voldoet aan deze wet. Het Bestuur is eindverantwoordelijk en heeft een AVG functionaris benoemd voor de uitvoering.
Een belangrijk instrument is het “verwerkingsregister”. Dat is een schematisch overzicht met essentiële informatie over de verwerkingen van persoonsgegevens binnen de vereniging, zoals: om welke persoonsgegevens gaat het, wat zijn de doelen waarvoor ze worden verwerkt, hoe lang worden ze bewaard, als persoonsgegevens aan derden worden verstrekt, wie zijn dit dan en wat is het doel daarvan. Met het opstellen van het verwerkingsregister hebben wij vastgesteld dat we aan de AVG verplichtingen voldoen.
Voor onze ledenadministratie maken wij gebruik van software pakket KNLTB.Club. Dat is een product van LISA Tennis B.V. waarmee we een verwerkingsovereenkomst hebben dat voldoet aan AVG. Automatische incasso geschiedt in de KNLTB.Club omgeving met software pakket ClubCollect van leverancier NLCollect BV, en daar hebben we ook een verwerkingsovereenkomst mee dat voldoet aan AVG.
Toegang tot KNLTB.Club is beveiligd door middel van een password. Elk lid kan alle eigen gegevens inzien. Tevens kan ieder lid naam, telefoonnummer en email adres van andere leden inzien waardoor men met elkaar contact kan leggen hetgeen gerechtsvaardigd is door het verenigingsverband. Bestuursleden en overige functionarissen hebben in ruimere mate toegang tot de gegevens van de leden, en dat is gedefinieerd met de reikwijdte van ieders password in overeenstemming met specifieke taken.
TC De Schapekolk is zorgvuldig bezig met de bescherming van de privacy en de persoonsgegevens van haar leden.
Voor vragen of opmerkingen, neem contact op met ondergetekende. Dat kan o.a. door een email te sturen naar [email protected].
Harrie van Klaveren
AVG functionaris TC De Schapekolk
Mei 2019